在单位，每一个人都有自己的一方“天地”，如办公桌、书柜等。不随便翻动别人的东西，这是一种文明，一种礼貌，也是一种规矩。即使要找东西，也请他本人代找。如需要借用别人的东西，应事先打个招呼。确实需要找某种东西，而主人又不在，事后要向其说明情况，并致歉意。借了别人的东西，要记得及时归还，并不要随意转借。
4.不打听、传播同事的私人秘密，不干预他人的私事。
每一个人都有属于自己的隐私。因此，在大庭广众之下大谈别人不愿公开的事情是不道德的。猜测、打听同事的隐私，以同事隐私为谈资，是很容易破坏正常的同事关系的。碰到陌生人找同事谈话，如有可能，最好避开，让别人方便。即使无法离开，最好也不要有意去偷听。
总之，同事之间，既不能格格不入，又不能完全不分你我。
（三）避免嫉妒
同事之间，既是合作者，又是竞争者，同事之间很容易产生嫉妒心理。这是同事之间友好相处的障碍。嫉妒心盛行的地方，同事关系一定紧张，必定影响工作，也影响到个人的身心发展。对于克服嫉妒心理，要从几个方面努力：
1.正确对待别人的嫉妒。
当你在工作中取得了成绩，或得到提升、领导嘉奖时，你便有可能遭到别人的嫉妒。首先，你要冷静对待，理解同事们的这种心理，并坚定地走自己的路，不要受到影响，最好的办法是用工作来回答别人。其次，要学会分析别人的嫉妒，看看风言风语是怎样产生的，即使毫无根据，也完全可以引以为戒。至于别人的不服气，则大可不必放在心上。再次，学会用正确的方法化解这种嫉妒。适当的方式可以是示弱，比如，在适当的时候向同事们展示自己的弱点、短处、苦衷和不如意的地方，从而使处于弱势的同事心理找到平衡。也可以表现为用自己的宽宏大度帮助嫉妒者，把自己的才智、工作经验等传授给他们，变嫉妒为共同前进的动力。
2.克服自己的嫉妒心理。
当你因同事的工作成就超过自己而感到苦恼或痛苦时，应理智分析，克服这种感情，使自己解脱，不要把嫉妒演绎成为对同事的敌视和冷漠。古人云：“临渊羡鱼，不如退而结网。”与其让嫉妒之火煎熬自己，不如扬长避短，发挥优势，努力工作，把自己的嫉妒变成工作上进取的动力，化解消极的嫉妒为积极的竞争意识。
四、对待下属的礼仪
作为一个领导，在与下属相处时也应该讲究礼仪。应该意识到，领导的聪明才智、远见卓识必须通过下级的积极配合、努力工作才能显示出来。一个组织的目标的实现，关键在于调动下级的积极性、主动性。而下属的积极性、主动性又来源于他们对组织的归属感、自豪感、安全感、荣誉感等。能否使员工产生这种感觉，在很大程度上取决于领导与员工之间相处的艺术和方法，能否让员工感到上级对自己的关心和尊重。所以，“善待下属”是很重要的。具体体现在：
（一）尊重下属
每一个人都有自己的尊严，都渴望得到尊重和认可，上级只有懂得尊重员工，才能调动其积极性和主动性。
1.尊重下级的人格。
希望得到别人的尊重，这是人的心理的基本要求之一。员工有思想，有意识，有情感，所以尊重的问题是现代社会组织管理中十分重视的问题。上级领导应充分考虑到下级员工的人格，他们的兴趣、爱好、生活习惯和生活方式等，才能真正了解他们，发挥他们的积极性、主动性。
2.尊重下级的意见。
领导水平再高，能力再强，总是有限的。在工作中，下级往往处于第一线，对具体的工作情况有时更加熟悉，资料的掌握也更丰富，所以，为避免指挥不当，应尊重下级的意见。
3.尊重下级的职权。
适当的放权，尊重其在职权范围内独立处理问题，是发挥下级积极性的主要手段。在下级有失误时，应体谅和尽量给予帮助。
4.尊重下级的劳动成果。
每一个人都有自我实现的需要，希望在工作中实现自己的人生价值，取得一定的成就，都希望尽最大努力把工作做好。作为上级，应该尊重其劳动成果，充分肯定他们在工作中付出的努力和取得的成绩，以提高下级的工作信心，激励他们把工作做得更好。
（二）信任下属
以身作则。这应该成为指挥者、管理者的信念。以身作则是对下级的鼓舞和无声的指挥。
与人为善。领导者不仅要知人所短，更应该善于见人所长。“金无足赤，人无完人”，领导者应该采取与人为善的态度，严于律己，宽以待人，容人之过，见人所长。
用人不疑。要充分发挥下级的积极性，就必须用人所长，用人不疑。上级对下级的充分信任，大胆使用，才能充分发挥其智慧，使其更好地行使权力和职责，做好工作。
（三）帮助下属
对下级的关心，还体现在对下级的帮助上。
首先，要合理安排工作。因为个人的才能、个性各异，所以，在安排工作时，要根据不同岗位的性质要求，恰到好处地安排合适的人选，使每一个人都能找到最适合自己的位置。上级领导要根据不同专业、特长、技能进行合理的人员调配。
其次，要设身处地为员工着想。上级给下级分配任务，提出要求时，要设身处地为员工着想，这样才能比较客观，避免给员工出难题。
再其次，多沟通，多协调。通过沟通协调达成共识和相互理解，消除上级与下级、个人与组织之间在利益、观点、态度等多方面的矛盾，使行动上下一致，也使员工感到在组织中有保障，有安全感，因而安心为组织工作，最终实现组织的共同目标。
最后，还要注意关心下级的个人前途发展。让员工感到在组织中工作有奔头，而且永远不会停步。一位好的领导对于自己下属的提升、继续培训、进修、深造等应有一系列的安排。
（四）赏罚分明、承担责任
赏罚分明体现出实事求是、标准统一、不徇私情、铁面无私的工作作风。对工作出色的员工适当的表扬是鼓励。及时指出错误是为了避免更大的失误，也是对员工负责的表现。同时，作为上级领导，当出现责任事故的时候，更要学会为下级分担责任，敢于分担责任的领导在员工的眼里是有宽容心，值得信任的领导，会更加受到下级的敬重的。
办公室个人形象礼仪
一、给同事留下好印象
印象的好坏，往往在第一次见面时就决定了，所以，在人际交往中，第一印象是很重要的。但是，对于在办公室中长期相处的同事来说，大家相互之间的了解更透彻，因此，惟有“由内而外，表里如一”的表现，才会赢得别人的尊重。要做到这一点，需要注意下面几个方面的问题：
保持身心健康平衡以及良好的生活习惯。
生活要尽量单纯，安分守节。
自然流露信心与个性。多充实自己、了解自己，不盲从。
态度从容诚恳，礼貌周到。
神情优雅，不急躁。
穿着打扮应配合企业文化和场合。穿着要把握“简单、大方、得体”的原则；化妆要淡雅、干净明朗。
熟悉各种礼仪，进退有节。
灵活运用谈话技巧、语调和表情，谈话应对得体。
良好的印象不仅来自于得体的打扮，适度的礼节，谈话的技巧，更重要的是发自内心的自信、自重以及尊重他人的气度，这是任何人都无法替代的，也是给别人留下良好印象的必要条件。
二、办公室礼貌用语
（一）对他人用敬称
对方公司，可以称“贵公司”或“贵单位”。
宾客可以用普遍的尊称：“您”、“x先生”、“x小姐”。
对对方家人的称呼，可以为：“您的夫人”、“您家小姐”等。
对对方家庭可以称“贵宅”、“府上”。
对老师、学者、专家可以一律尊称“老师”或“教授”。
对大众肯定的学者专家，可以称“先生”或“老师”，即使是女性，也可以尊称为“先生”。
对于老干部、老学者，我们可以用“姓氏+老”的尊称。
（二）对自己用谦称
对自己公司可以用“弊公司”、“本公司”、“本店”或“我们”。
对公司同仁可称“x经理”、“x科长”、“x书记”、“x主任”等尊称。因为无论是在正式场合还是非正式场合中，交际双方都热衷于职务的称谓。
平时要留意人事变动，头衔的更替，应立即改变称呼，并且告诉其他有关同事。
三、请同事帮忙的礼节
请求别人帮忙，一定要先了解对方的心情和当时的状况，同时怀着不强求的心态，才不会给对方造成压力，引发不满情绪。
在请别人帮忙时，要充分了解自己请别人帮忙的内容和对象是否得当。如果只是一件简单的公事，可以直截了当请他帮忙。但如果是跨部门的合作，一定要请示自己的上司，由上司裁决后再处理。如果是私事，一定要考虑是否让对方为难，对方是否便当，不要增加对方的负担，甚至引起对方的不愉快。
请帮忙的内容要说明清楚，最好是写在纸上，把人、事、时、地、物及相关资料，如电话、地址等写清楚。
请帮忙的理由也要附带说明，要诀是简单扼要，最忌讳拉拉杂杂，拖泥带水。
态度要平和、镇定自若，不卑不亢，虽然是请别人帮忙，只要是理由充分，事情明确，就不需要低声下气。
别忘记礼貌，常说“请”、“谢谢”、“对不起”、“麻烦您了”等礼貌语言，常言说得好，礼多人不怪，何况你是有求于人。
四、婉拒请求的礼节
拒绝别人，一般都会使人感到失望。但当拒绝无法避免时，适当的拒绝是必要的。只是要注意体谅对方，语言、语气要平和，态度、言辞尽量不要伤害对方。
（一）如何拒绝本公司其他部门的请求
如果请求的是公事，你又无法完全做主，就可以说：“对不起，我实在是没空，手头正在处理某件事，无法帮到你。”
如果请求的事是必须花长时间处理或必须由多人合作的公事，也就是说，属于我们常说的“跨部门”合作，不妨直接表明自己无权处理，请对方与上司研究决定。
（二）如何拒绝没有预约的不速之客
如果请求者找的是公司的同事，而同事又不愿意接见，不妨依同事的意见，想个权宜之计的处理方法，帮助同事婉拒。
如果是推销员，可以说：“对不起，我们公司规定在上班时间内，不能接受任何推销，不过，你可以把资料留下来，我会帮你将资料转到有关部门参阅，有需要时，他们会联络你的。”
（三）拒绝请求的忌讳
面无表情，语言粗鲁，口气生硬。
没有听完对方的说明，就断然拒绝。
不给对方机会说明请求的内容。
自己不说出任何理由，就立即回绝对方。
回答时模棱两可，让对方空等。
五、不要在单位闹情绪
个人情绪具有不可忽视的作用。虽然好的情绪能使人心情愉快，但是，不好的情绪会影响工作，会使整个办公室的气氛低落。因此，我们应当遵循一个基本的原则，那就是，只要是个人因素引起的情绪，都不应该带进办公室，要学会情绪的控制。
建立“公私分明”的工作信念。
培养开阔的视野，学习从不同的角度看问题。
在生活中寻找寄托，不要只看重眼前利益，目光短浅。
找出影响情绪的原因，并正确面对它，不要钻牛角尖。
如果有私事影响心情，造成情绪低落，要尽快使用自己认为最有效的方法排解它，不能因之影响工作，更不能使周围的同事受到影响。如果一时无法排解，可以做几次深呼吸，让自己情绪平稳以后再开始工作。
如果情绪来自于公事，要尽量开解、提醒自己：“要对事不对人”，以免失去客观分析问题的立场，造成与他人的矛盾。
情绪不稳定时，切忌四处诉说，寻找别人的支持或理解。因为，在情绪不稳定时，很难客观公正看待问题。情绪起伏时，切莫贸然决定决策，以免立场偏颇，影响整个公司。
办公室事务礼仪
办公室事务礼仪主要是指：办公环境要保持整洁、舒适、优雅能使员工心情舒畅，提高工作效率，还要体现出个人的工作作风和良好的习惯素养。一个良好的工作环境，也关系到组织的对外形象。所以，应注意办公环境的自觉维护。
办公环境的维护，通常是指对于自己责任区的维护。责任区一般包括：个人工作区，如秘书办公桌椅周围区域中的地面、墙壁、家具和电器设备等；公用区域，如你经常使用的传真机、复印机，与同事共同使用的柜架、办公室的茶水桌等；由你辅助的上司的办公区域。
一、清洁整理责任区域
（一）清洁整理由你负责的责任区域
台面、桌面、电脑、负责的家具及门窗等。
保持桌面的清洁、整齐、美观、有序，不乱放私人物品和无用的东西。
经常清洁电话键和听筒。
来访者的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。
每天清理废纸筒并放在隐蔽处。重要的文件不能直接丢弃在废纸筒中。
（二）自觉清洁本人参与的公共区域
经常清洁你使用过的复印机、打印机等设备的周围。
经常清理你使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐。
经常清理你使用的文具柜、书架、物品柜等家具。
注意清理由你负责的接待区域或会议室，并在访客离开后或会后立即清理，保证在下一个访客来访前或会议前又出现一个清洁整齐的环境。
二、设备物品放、取有序
（一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序、方便操作包括以下内容：
自己的桌面的整理。可以用一只组合文具盒把常用的文具放在里面，如各色的笔、钉书机、剪刀、小尺、回形针、大头针、修正液等。其他如计算器、名片整理盒、便纸条、台历、公文盒等可以放在桌面上，方便使用。
私人用品、零散物品如皮包、化妆品、卫生用品、私人信件、衣物等应有序地放在抽屉里，按照使用习惯分类整理。
常用文件夹应该整齐叠放在桌边或直立在文件架上，并贴上标识加以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应该存放在文件柜里。
专用的电话应放在左手边方便拿的地方，以右手做记录。
电脑、打印机等设备应放置在一起，便于电源接线和管理。
（二）公用资源摆放有序，用后归位
包括以下内容：
文件柜的文件应整齐有序，取后放回原位。
公用办公用品也要放置规范，通常重的、大的放下面，便于取用。
一些常用必备的办公用品、参考资料，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典、辞典、工商名录、国内外电讯联络号码、商用书信、礼俗书籍等按照办公室要求放在柜子里或书架上，注意用完后要放回原位。
接待区域的访客阅览的宣传品、资料、报纸、杂志应摆放整齐，经常整理，做好接待窗口的对外形象。
三、文件的收发与处理
处理上司信件、公文是一件相当重要的工作内容。掌握收发和处理文件、邮件的程序、步骤的基本要求是非常重要的。
（一）收文（邮件）的工作程序
1.签收
对所有文件的件数要认真清点，检查实收的件数和投递清单上的件数是否一致。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都是本机关的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否有损坏。文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”或“送文簿”上签字，并注明收到的时间。
2.拆封
文件处理权限不同，有的文件不能拆封，只能转交，有的文件可以自行拆封、处理。大部分秘书拥有拆封文件的权力，不过在拆封之前还是要与上司沟通，分寸要拿捏得当。当然，上司的私人信件与封套上写有机密或亲启的除外。
启封时，要保持原封件的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按照规定处理，一般应予以退回。
3.登记
