最容易的是忙碌，最难的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事物越复杂，结果只能陷在屋里走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人其工作效率的高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”，即：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下六个问题：
①为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
②这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
③如果必须干这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？
④什么时候干这件工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能着手进行重要工作，用了整天的时间去使工作条理化，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？
⑤谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？
⑥这件工作的最好做法是什么？是应抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理，干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准备性，减少决策过程的时间并使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少大脑的储存负担，以提高大脑的处理功能；有效地研究筛选读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加裨益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；吃喝买到家里能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
有序原则是时间管理的重要原则。一位著名科学家说：“无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到，但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间，每分钟地计算着自己的时间，并经常分析工作计划未按时完成的原因，就此采取相应的改进措施；通常我在晚上订出翌日的计划，订出一周或更长时间的计划；即使在不从事科学工作的时候，我也非常珍视一点一滴的时间。”
应该经常记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，就能最有效地利用时间。
