9.1 建账
1.出纳账簿基本要素
出纳主要设置订本式的“现金日记账”、“银行存款日记账”和有关有价证券方面的一些明细分类账簿。有价证券明细账主要核算企业股票和各种债券的增减变动及其结存情况。
不同的账簿所包括的具体内容也不相同，但各种账簿都包括如下四个基本要素：
（1）封面。
封面主要标明账簿名称，如现金日记账。
（2）扉页。
扉页主要列明科目索引及账簿使用登记表，一般将科目索引列于账簿最前面，将账簿使用登记表列于账簿最后面，其一般格式见表9-1、表9-2.
（3）账页。
账页是账簿的主要内容，一般包括如下几方面内容：
①账户名称，即会计科目。
②日期栏，记录登账日期。
③凭证号栏，登记记账凭证的种类和编号。
④摘要栏，登记经济业务的基本内容。
⑤借方、贷方的金额，以及余额的方向（即借方余额或贷方余额）、金额栏。
⑥总页次和分户页次。
2.出纳日记账
出纳日记账是出纳员用以记录和反映货币资金增减变动情况和结存情况的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账。
现金日记账是按照现金收、付业务发生或完成时间的先后顺序，逐笔登记，用来反映现金的增减变动与结存情况的账簿。
银行存款日记账是记录和反映本单位在经济业务中由于使用银行转账结算而使银行存款发生增减变动及其结存情况的账簿。
财政部制定的《会计基础工作规范》规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得使用银行对账单或者其他方法代替日记账。”因为将账页固定装订成册的订本式账簿，账页不会散失和被抽换，也便于序时记载经济业务。以下对现金日记账和银行存款日记账作详细介绍。
现金日记账和银行存款日记账的格式一般为三栏式，即在同一张账页上设置“借方”、“贷方”、“余额”三栏，分别反映现金或银行存款的收入、付出和结存情况。此外，还在“摘要”栏后设置“对方科目”栏，以具体登记对方科目名称。为了反映银行存款收付所采用的具体结算方式，在银行存款日记账中还专设“结算凭证种类及号码”栏。
在有些单位中，为了在现金日记账和银行存款日记账中更清楚地反映货币资金（现金和银行存款）收入的来源和付出的用途，往往采用多栏式的现金日记账和银行存款日记账，即收入栏（借方栏）和支出栏（贷方栏）按现金与银行存款的对应科目设置专栏。
任何一个单位，不管是企业、事业单位还是机关、团体、部队，也不管其规模大小，都存在着货币资金收付业务，相应地为了反映货币资金的收支和结存情况，都需要设置出纳日记账。但是，不同的单位，其经济的性质不同，规模大小不同，经营管理的要求不同，相应地需要设置的出纳日记账的种类、格式也就不同。
比如，在只有人民币现金的单位，一般只设置一本现金日记账即可。而对于除了人民币现金外还存在多种外汇现金的情况下，一般应按现金的种类设置现金日记账，以分别反映不同现金的收付和结存情况。又如，有些单位只有一个存款账号，那么只需设一本银行存款日记账即可，若同时设有多个银行存款账户，则是为了分别反映每个账户上存款的结存情况。再比如，出纳日记账也有多种格式，在一般情况下使用三栏式日记账即可；如果单位经济业务较为复杂，为了分别反映不同项目在一定期间内所收入和付出的货币资金的多少，或者说为了分别反映在一定时期内货币资金收入的来源和支出的去向，可以使用多栏式日记账。
在具体设置出纳日记账时，应当遵循一项基本原则，那就是既要满足核算和管理的需要，又要避免烦琐。设置出纳日记账是为了能够正确、全面、及时地反映本单位货币资金的收付和结存情况，满足会计部门和其他经营管理部门对货币资金进行正确核算和科学管理的需要，所以应当从管理和核算的需要出发来设置日记账，不能为了简单而搞以单代账、以表代账，因为这样就无法满足核算和管理的需要。但这并不是说出纳日记账总是越多越全、越复杂越好，应当从本单位的实际情况出发，在满足管理和核算基本需要的前提下，遵循节约原则，避免设置得过多和过于复杂，以充分节约人力、物力。
3.出纳账务处理
（1）出纳账务处理过程。
从出纳账务处理的程序看，主要包括四个方面，即填单、记账、对账、结账等。
①填单。填制各种原始凭证和记账凭证，其填制方法的各种技巧可以参见本书第3章3.4节和3.5节。
②记账。各种经济业务在编制记账凭证以后，记账人员就应按照记账凭证的内容记入有关账户，这个记账步骤通常叫做“过账”。
③对账、结账。
（2）出纳过账。
出纳过账，即出纳登记日记账。出纳过账总的要求是：登记时必须做到内容完整，摘要清楚，便于查阅，不重记、不漏记、不错记、按期结算，不拖延积压，发生记录错误必须按规定的方法更正，从而使账目既能明确经济责任，又清晰美观。
①登记账簿，必须以审核无误的会计凭证为依据。
出纳在办理收、付款时，应当对收款凭证和付款凭证进行仔细复核，并以经过审核无误的收、付款记账凭证和其所附的原始凭证作为登记日记账的依据，将凭证的日期种类、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚，登记及时、字迹完整。
登记完毕后，要在记账凭证上签名或盖章，并注明所记账簿的页数，或做登账符号“√”，表示已经记账，避免重记、漏记。
②书写规范，逐页顺序进行连续登记。
登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的书写账簿除外）或者铅笔书写。但下列情况，可以用红墨水记账：
按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。
在三栏式账页中的余额栏前，如未印明余额方向的，可在余额栏内登记负数余额。
结账时划线。
会计制度中规定用红字登记的其他记录。
账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格或越格错位，书写文字应紧靠左线，书写数字就紧靠底线，字体大小一般应占格宽的1/2，以便出现差错时按规定方法改错。
各种账簿按页次顺序连续登记，不能跳行、隔页，如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。
每一账页记满，要结转下一页时，应结出本页发生额合计数及结余额，写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。
（3）逐笔、序时登记日记账，做到日清月结、账款相符，出纳日记账必须逐日逐笔进行序时登记。
①现金日记账登记。按照会计制度规定，现金日记账由负责现金的出纳员根据审核后的现金收、付款凭证进行逐笔序时登记。即三栏式现金日记账的“借方（收入）”栏，应根据现金收款凭证登记；“贷方（支出）”栏应根据现金付款凭证登记。由于从银行提取现金业务，只填银行存款付款凭证，不填现金收款凭证，因此，从银行提取现金的收入数，应根据银行存款付款凭证登记“借方（收入）”栏。
②银行日记账的登记。银行存款日记账是逐日逐笔记录一个单位银行存款收付及结存情况的账簿。国家统一会计制度规定，企事业单位应按开户银行、其他金融机构、存款种类及货币种类，分别设置银行存款日记账，所设置的银行存款日记账，由出纳人员根据审核合法的银行存款收付凭证（包括现金付款凭证中的存款业务）和原始凭证，按照业务的发生额和结存额登记，以便随时掌握银行存款的收支动态和结存余额。有外币存款的企业，应分人民币和各种外币设置“银行存款日记账”进行明细核算。
（4）每日营业终了，应分别计算当日的库存现金、银行存款各自的收入和付出的合计数，以及账面结余数，并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对，银行存款的结余数则应定期与银行对账单核对。
每日按照下列公式核对：
本日余额=昨日余额数+本日收入金额合计数-本日付出金额合计数
结出当天的账面余额，再与实存数进行核对。
①出纳日记账除了必须逐日结出余额，每月末还要按规定结账。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“√”表示。在任何情况下，出纳日记账不得出现贷方余额（或红字余额）。
②实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。但是，现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般账页可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务多的账簿，可满页打印。
（5）账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按照正确的方法进行更正。
在实际工作中，出纳人员应根据审核无误的收款凭证和付款凭证及时准确地登记“现金”、“银行存款日记账”和有关有价证券库存明细账（其他账由不从事出纳工作的财会人员登记），并且将每日结出“现金日记账”的余额与实际库存现金数核对，结出银行存款的收入（借方）合计与付出（贷方）合计以及当期余额，出据“出纳对账单”与总账会计对账。
4.实例
（1）现金日记账的登记。
[例]光明工厂2006年8月29日库存现金余额为1018.20元，银行存款余额41620.24元，在8月30日时发生下列经济业务，并已编制收、付款凭证。
①以现金226.8元购买打印纸（单价：32.40元/包）（现付字第68号凭证），会计分录为：
借：管理费用——办公费226.8
贷：库存现金226.8
②职工张明暂借差旅费400元，以现金付讫（现付字第69号凭证），会计分录为：
借：其他应收款——张明400
贷：库存现金400
③开出现金支票从银行提取现金4200元发工资（银付字第25号凭证），会计分录为：
借：库存现金4200
贷：银行存款4200
④公司仓库产品发生霉烂变质，造成损失500元，经查明为保管员王某失职造成，按规定应由王某赔偿损失。实际发生责任事故时，由会计人员编制如下会计分录：
借：其他应收款——财产赔款——王某500
贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢500
实际收到王某交来的赔款时，应编制现金收款记账凭证（现收字第38号凭证），作如下会计分录：
借：库存现金500
贷：其他应收款——财产赔款——王某500
⑤收到某工厂退回的包装物押金100元。企业收到工厂退回的包装物押金时，应按规定编制现金收款记账凭证（现收字第39号凭证），会计分录为：
借：库存现金100
贷：其他应收款——包装物押金100
⑥发放工资4200元，凭证为现付字第70号，会计分录为：
借：应付职工薪酬4200
贷：库存现金4200
⑦职工王强报销差旅费300元，凭证为现付字第71号，会计分录为：
借：销售费用300
贷：库存现金300
根据以上现金业务登记现金日记账，见表9-8.
（2）银行存款日记账的登记。
8月30日发生的银行存款收付业务如下：
① 30日，收到银行转来南京市甲百货公司购买C商品的79号电汇单，计汇款4500元（银收字第17号凭证），会计分录为：
借：银行存款4500
贷：应付账款——甲百货公司4500
② 30日，开出第1781号转账支票支付市某工程公司修理仓库费用270元（银付字第26号凭证），会计分录为：
借：管理费用——维修费270
贷：银行存款270
③销售B商品10个给某商贸公司，收到转账支票，价税合计3800元，税率为4%，当日填写银行进账单送存银行（银收字第18号凭证），会计分录为：
借：银行存款3800
贷：主营业务收入3653.85
应交税费——应交增值税（销项税额）146.15
④收到银行转来上海乙百货公司预购商品的电汇款4000元（银收字第19号凭证），会计分录为：
借：银行存款4000
贷：预收账款——乙百货公司4000
⑤开出转账支票支付前欠丙电器厂货款3200元（银付字第27号凭证），会计分录为：
借：应付账款——丙电器厂3200
贷：银行存款3200
⑥收到丁纸厂开出的转账支票，归还前欠货款5200元，当即存入银行（银收字第20号凭证），会计分录为：
借：银行存款5200
贷：应收账款——丁纸厂5200
根据以上存款业务登记银行存款日记账见表9-9.
9.2 结账与对账
1.结账
所谓结账，是指在会计期末计算出各账户的本期发生额和期末余额。
出纳员应将一个会计期内所发生的所有资金收付业务全部登记入账并核对无误。为了了解本单位在本期内货币资金的全部收付情况和期末结存情况，并为编制会计报表提供依据，出纳员应通过结账的方式，计算出本期内现金和银行存款的收入总额、付出总额和期末余额。其中，期末余额的计算公式为：
期末余额=期初余额+本期收入-本期支出
结账应按期进行。会计期间一般实行日历制。各单位应于月末、季末和年末结账，其中月末和季末结账称为结算，年末结账称为决算。另外现金日记账和银行存款日记账应当逐日结出账面余额。
结账以前，出纳员应首先查明本期的（包括当日、当月、当季和当年）所发生的所有款项收付业务是否都已取得原始凭证，是否都已编制收付款凭证并已经登记入账。对于在对账过程中发现的各种问题应及时处理了结之后才能结账。
2.对账
对账是指通过会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、往来单位或者个人等进行相互核对，保证账证相符，账账相符的一项会计工作。对于出纳人员来讲，主要是现金和银行存款的相关账簿的核对。在此不作过多叙述，本书4.2节有相关讲解。
（1）结账方式。
从时间看，有定期结账和不定期结账两种方式，见表9-10.
（2）结账方法（见表9-11）。
2.对账
对账是指通过会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、往来单位或者个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符的一项会计工作。
在会计工作中，由于种种原因，难免发生记账、计算等差错，也难免出现账实不符的现象。为了确保账簿记录的正确、完整、真实，在有关经济业务入账之后，必须进行账簿记录的核对。对账工作是保证账证相符、账账相符和账实相符的一项检查性工作。
对账分为日常核对和定期核对两种。日常核对是指会计人员在编制会计凭证时，对原始凭证和记账凭证的审核；在登记账簿时，对账簿记录与会计凭证的核对。定期核对是指在期末结账前，对凭证、账簿记录等进行的核对。
（1）现金日记账的核对。
①现金日记账与现金收付款凭证核对。收、付款凭证是登记现金日记账的依据，账目和凭证应该完全一致。
核对的项目主要是：核对凭证编号；复查记账凭证与原始凭证，看两者是否完全相符；查对账证金额与方向的一致性；检查如发现差错，要立即按规定方法更正，确保账证完全一致。
②现金日记账与现金总分类账的核对。现金日记账是根据收、付款凭证逐笔登记的，现金总分类账是根据收、付款凭证汇总登记的，记账的依据是相同的，记录的结果应该完全一致。但由于两个账簿是由不同人员分别记账的，所以难免发生差错。
出纳应定期出具“出纳报告单”与总账会计进行核对。平时要经常核对两账的余额，每月终了结账后，总分类账各个账户的借方发生额、贷方发生额和余额都已试算平衡，一定要将总分类账中现金本月借方发生额、贷方发生额以及月末余额分别同现金日记账的本月收入（借方）合计数、本月支出（贷方）合计数和余额相互核对，查看账账之间是否完全相符。如果不符，先应查出差错出在哪一方，如果借方发生额出现差错，应查找现金收款凭证、银行存款付款凭证（提取现金业务）和现金收入一方的账目；反之，则应查找现金付款凭证和现金付出一方的账目。找出错误后应立即按规定的方法加以更正，做到账账相符。
③现金日记账与库存现金的核对。出纳员在每天业务终了以后，应自行清查账款是否相符，首先结出当天现金日记账的账面余额，再盘点库存现金的实有数，看两者是否完全相符。一般是通过库存现金实地盘点法查对，应按“库存现金实有数+未记账的付款凭证金额未记账的收款凭证金额=现金日记账账存余额”的公式进行核对，清查完毕，要编制库存现金盘点报告表。
实存金额账存金额对比结果盘盈盘亏备注盘点人（签章）：出纳员（签章）：
（2）银行存款日记账的核对。
银行存款日记账的核对主要通过与银行送来的对账单进行核对，包括以下三项内容：
①银行存款日记账与银行存款收、付款凭证互相核对，做到账证相符。
②银行存款日记账与银行存款总账互相核对，做到账账相符。
③银行存款日记账与银行开出的银行存款对账单互相核对，做到账实相符。
前两个方面的核对，与现金日记账的核对基本相同，不再重复。
（3）未达账项。
理论上讲，企业银行存款日记账的记录与银行开出的“银行存款对账单”无论是发生额，还是期末余额都应该是完全一致，因为它们是对同一账号存款的记录。但是在实践中通过核对，你会发现双方的账目经常出现不一致的情况。原因有两个，一是有“未达账项”；二是双方账目可能发生记录错误。
无论是“未达账项”，还是双方账目记录有误，都要通过企业银行存款日记账的记录与银行开出的“银行存款对账单”进行逐笔“钩对”才能发现。
对账具体方法是，由开户银行定期将银行复写账的副本作为对账单提供给各单位，出纳员把企业“银行存款日记账”中的借方和贷方的每笔记录分别与“银行存款对账单”中的贷方和借方的每笔记录从凭证的种类、编号、摘要内容、记账方向、金额等方面加以核对，对上的即在对账单和银行存款日记账上分别做出记号（一般为“√”）。一旦发现本单位漏记、重记、错记或串户等情况，应由单位更正后登记入账。在与开户银行核对余额过程中，由于未达账项的存在，常常使银行账面余额与单位银行存款日记账账面余额发生不符。
所谓未达账项，是指银行结算凭证期末在银行与单位传递过程中，由于传递时间和记账时间的不同，常造成银行与开户单位一方已经入账而另一方尚未入账的情况，从而造成双方账面余额不符。
出现第①种和第④种情况时，单位银行存款账面余额会大于银行对账单的余额；反过来，出现第②种和第③种情况时，企业银行存款账面余额会小于银行对账单的余额。未达账项不及时查对与调整，企业对存款实有数心中无数，不利于合理调配使用资金，发挥资金的应有效益，还容易开出“空头”支票，造成不必要的经济损失，带来不必要的麻烦。所以，企业出纳人员应该及时取得银行对账单，编制银行存款余额调节表。
（4）银行存款余额调节表的编制。
银行存款余额调节表，是用来查明开户单位存款实有数、试算银行与开户单位的账簿记录正确性与一致性的一种表格。具体编制方法是在银行与开户单位的账面余额基础上，加上各自的未收款，减去各自的未付款，然后再计算出双方余额。通过余额调节表调节后的余额才是企业银行存款的实有数。其计算公式为：
单位银行存款余额+银行已收而单位未收款项的金额-银行已付而单位未付款项的金额=银行对账单余额+单位已收而银行未收款项的金额-单位已付而银行未付款项的金额
[例]甲公司8月份银行存款日记账账面余额为87950.78元，银行提供的对账单余额95734.98元。
①月末公司收到其他单位交来的转账支票一张，金额为4000元，已存入银行，但银行尚未入账；
②月末公司已经开出转账支票2张，其中一张金额为1400元，另一张金额为6000元，企业已经入账，但银行尚未兑付，因而未入账；
③月末银行代公司收妥某单位支付的款项4800元，银行已经入账，但企业尚未收到银行通知因而未入账；
④月末银行代扣水电费276元，扣收银行借款利息139.80元，但企业尚未收到银行通知，因而尚未入账。
利用上述资料编制“银行存款余额调节表”，见表9-15：
9.3 查账
1.出纳账簿的审查
出纳账簿在对账和结账后，应当做到账证、账账、账实、账表相符，现再附列一些常见的账簿错漏，以方便出纳人员审查出纳账簿。见表9-16：
2.错账的查找
出纳员在每天或每月结账时，特别是在每天结账时，会出现日记账的期末实际余额与期初余额加本期收入总数减本期支出总数的合计数不符，或者日记账期末余额与总账期末余额不符的情况。一旦发生这种情况，尤其是差错金额较大时，出纳人员首先要静下心来，不要紧张急躁。第一步将账簿记录重新复算一遍，看是否计算错误。第二步，如果计算无误，应认真回忆当天所发生的收付款业务，分析错误的可能范围，确定查找的重点。然后采用正确的方法进行全面检查或重点抽查，找出错误，予以解决。
（1）错账的原因。
导致出纳错账的原因很多，常见的原因有以下几种，见表9-17：
（2）错账查找技巧。
出纳人员查找错账时，除了把一定时期内的账目进行每笔数核对外，还可以按账务的平衡公式和数字的特点进行重点抽查，有利于提高工作效率，减轻工作强度。常用的抽查方法有差额法、除2法、除9法三种，见表9-18：
当然，在实际工作中还会运用到很多查错的技巧，无论哪种方法都要靠出纳员自己去慢慢地熟悉和掌握。发现错账后，应当立即按规定的方法处理，保证对账工作的顺利进行。
9.3 出纳报告
1.出纳报告的基本格式
出纳人员记账后，应根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账、银行对账单等核算资料，定期编制“出纳报告单”和“银行存款余额调节表”，报告本单位一定时期现金、银行存款、有价证券的收、支、存情况，并与总账会计核对期末余额。
（1）编制要及时。
出纳报告单的报告期可与本单位总账会计汇总记账的周期相一致，如果本单位总账5天汇总一次，则出纳报告单5天编制一次。但本单位货币收支业务量较大或因内部决策的需要，出纳报告单可就现金和银行存款情况每天一报。
（2）账表内容必须一致。
出纳报告单上的项目内容应当与出纳日记账有关明细账和备查簿内容相符，保证其出纳信息的真实、完整、准确。
（3）横向项目填表说明。
①上期结存数是指报告期前一期期末结存数，即本期报告期前一天的账面结存金额，也就是上一期出纳报告单的“本期结存”。
②本期收入数按账面本期借方合计数额填列。
③本期支出数按账面本期贷方合计数额填列。
④本期结存是指本期期末账面结存数字，它等于“上期结存+本期收入-本期支出”的数额，本期结存必须与账面实际结存数一致。
⑤备注是对明细账目中特殊情况的说明，如银行存款中的未达账项、债券的到期日期等。
（4）纵向项目设计说明。
纵向项目设计时可根据实际需要进行扩充合并，一般的整合原则是：
①现金可按保管人分项，如连锁超市的各个门市部。
②银行存款先按币种分项，再按不同的开户账号分项，出于简化工作量考虑也可以按常用与不常用分项。
③其他货币资金按明细账分项。
④有价证券按不同单位分项，债券可以按到期天数分项。
⑤其他项目如应收票据、应付票据可根据实际需要设置。
（5）报送范围和程序要确定。
由于出纳报告属于单位内部资料，出纳人员未经有关领导的批准，不得任意传送或泄露其内容。但在接受国家行政部门如工商、税务、审计等的检查时，出纳人员也不得擅自隐瞒、篡改出纳报告的内容。
