财务软件的一般结构是从系统的功能层次角度来反映的。所谓功能结构，是指系统按其功能分层分块的结构形式。
在财务软件系统中，一个系统可以划分为若干个子系统，每个子系统又可划分为几个功能模块，每个功能模块再划分为若干个层次，每个层次沿横向又分为若干个子模块，每个子模块都有相对独立的功能。一个子系统对应一个独立完整的管理职能，在系统中有较强的独立性；一个功能模块完成某一管理业务，是组成子系统的基本单位；一个程序模块则实现某一具体加工处理，是组成功能模块的基本要素。软件的各层次之间保持着一定的联系，并通过这种联系，将各层、各块组成一个有机的整体。
1.2.1 财务软件的主要功能
对软件功能的介绍将从功能和功能模块两方面展开。
1.财务软件的主要功能
财务软件的功能是指一个财务软件必须具备的能力和运用这些能力的基本步骤。我国财政部颁布的《财务软件基本功能规范》对财务软件的基本功能作了详细的规定。通常，对财务软件主要功能可以从输入、处理、输出、存储和安全维护五个方面加以分析。
（1）会计数据的输入功能。在电算化会计系统中，会计数据的输入方式有以下几种：
1）直接输入方式。指会计人员根据原始凭证（如销售发票、出差单据等）或记账凭证，通过键盘、屏幕将数据直接输入计算机并保存为凭证文件的一种方式。由于人工凭证输入时可通过屏幕监测，加上系统对输入和编辑数据的检测功能的配合，所以能有效控制数据输入错误，提高输入数据的质量。
2）间接输入方式。指先将会计数据录制在磁介质上，或由其他系统将数据导出到存储媒介，然后再将其转换成财务软件所能接收的凭证，并保存在凭证文件中。比如，连锁店通过扫描装置将当日的销售数据录制到磁盘或当地的计算机中，通过远程网络将数据传送到总店，总店再根据这些数据生成规范的凭证。
从输入的数据内容来看，财务软件具有以下基本功能：
1）初始数据的输入。财务软件的初始化功能，主要包括以下内容：输入财务核算所必需的期初数据及有关资料（包括会计科目编号与名称、期初数据、累计发生额和其他相关数据），输入需要在本期进行对账的未达账项，选择会计核算方法（包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等），定义自动转账凭证，输入操作人员岗位分工情况（包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等）。
初始化功能运行结束后，软件提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。
2）记账凭证的输入。财务软件所提供输入记账凭证的功能，其输入项目包括填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。其中记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由财务软件自动产生。
在输入记账凭证过程中，财务软件提供以下提示功能：正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；以编号形式输入会计科目的，提示该编号所对应的会计科目名称；正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额以及正在输入的收付款凭证类型与科目不匹配等。
软件同时具有对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证进行修改和审核的功能。对同一张记账凭证，软件还提供对审核功能与输入（修改）功能的使用权限的控制功能。
3）原始凭证的输入。原始凭证的输入通常采取以下两种方法：一是输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。当输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件将给予提示并拒绝接收；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，能对输入的所附原始凭证进行审核。二是直接输入原始凭证，由财务软件自动生成记账凭证。财务软件提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证。
由于原始凭证的格式与业务内容千差万别，很难规范地对其进行输入/输出与汇总处理，所以在电算化的纯会计应用中，对原始凭证作直接处理的情况很少见。
（2）会计数据的处理功能。在财务软件系统中，会计数据处理工作都是由计算机自动完成的。目前最常见的会计数据处理方式有成批处理和实时处理两种。
1）成批处理。它是指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。例如，输入并审核了一天或一周的凭证后，要求计算机对一天或一周的凭证进行记账，计算机就会自动、准确、高速地将这些数据分别登记在总账、明细账、日记账等电子账簿中。成批处理是会计信息系统中使用最广泛的一种处理方式。在处理过程中，人和计算机不发生任何交互作用，会计人员一般不需要介入其中。
2）实时处理。它是指当某一数据或系统有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。例如，材料核算采用先进先出法，当收到或发出一笔材料时，便要求计算机立即进行数据处理，更改材料结存数据。实时处理方式要求计算机必须随时接受处理要求，及时予以响应。因此，对系统的响应时间、可靠性、安全性等要求都比较高。
财务软件对会计数据的处理主要体现在记账、结账和报表生成等方面。
1）记账方面。软件提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机系统中，总账和明细账都可以根据审核通过的机内记账凭证、计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记，也可以根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记生成明细账，再根据明细账生成总分类账。同时，软件提供自动进行银行对账的功能。
2）结账方面。软件提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，软件自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其是检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已生成和入账，全部凭证登记入账后才能结账。
机内总分类账结账时，要与机内明细分类账进行核对，如果不一致，则总分类账不能结账。软件允许在本会计年度结束前，录入下一会计年度第一个会计期间的记账凭证。
3）报表生成方面。软件提供符合会计制度规定的自动编制会计报表的功能。尤其是提供完善的包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算关系与指标勾稽关系的会计报表自定义功能。
（3）会计数据的输出功能。会计数据的输出方式包括屏幕查询输出、打印输出、通过媒体介质输出和利用网络线路传输输出几种形式。其中，媒体介质输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出；利用网络线路传输输出更多用于分支机构向总公司报账及报表的输出。查询和打印则是会计数据最基本的输出形式。
1）屏幕查询输出。由于电算化条件下不可能每天将会计账务数据打印输出，平时一般采用屏幕输出方式。因此，财务软件提供最基本的对机内会计数据的查询功能。
对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总的要求是满足用户对会计数据的日常需求，允许用户查询本期已经输入的已登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证，查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账，查询往来账款等辅助账资料等。
2）打印输出。软件提供打印输出机内各种凭证、账簿和会计报表的功能，约束有关凭证、账簿、报表的格式，使之符合会计制度的规定。
3）媒体介质输出。是指将信息资料传输至软盘、硬盘或光盘等介质，作为信息存储或数据转移手段的一种方式。随着会计信息系统的普及，介质输出逐渐成为对外报送会计信息的一种重要手段。
（4）会计数据的存储功能。财务软件系统中存在着多种文件，如凭证文件、余额文件、科目文件等。若干个相互关联的数据库文件组成会计信息系统数据库。在不同的电算化会计系统中，数据文件的组织管理方式各不相同。通常，系统对文件采取按信息类型归类管理的办法，即按数据或信息的内容属性设置文件名，对不同类别文件进行分类分组管理。
（5）会计数据的安全维护功能。财务软件具有防止非指定人员擅自使用系统，以及对指定操作人员实行使用权限控制的功能。遇有计算机硬件故障或系统控制故障时，软件将给予提示。
对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，软件有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，能够利用标准程序和备份数据，恢复软件的最近运行状态。
2.核算型财务软件的主要功能模块
核算型财务软件的应用是财务软件系统运用的基础，核算型财务软件用于完成会计核算工作，主要包括账务处理、工资管理、固定资产管理、成本核算、应收款管理、应付款管理、存货管理以及会计报表处理等模块。一个模块通常又被称做一个子系统，通用核算型软件主要包含以下一些子系统：
（1）总账系统。这是财务软件的核心，对所有的财务软件来说都是必不可少的。账务处理系统完成全部记账、算账、对账、转账、结账工作，生成日记账、总账、明细账、辅助核算账，并负责接收工资、固定资产等模块发送的数据以及向报表、成本等子系统传送数据。账务处理子系统一般还具备银行对账、往来账管理和通用项目账管理的功能。
（2）应收款管理系统。该系统主要核算销售所取得的收入，计算相关的税金，确认与管理应收账款，并管理有关票据。
（3）应付款管理系统。该系统主要核算采购业务所形成的应付款，包括登记价款，按适用税率计算税金，并确认应付款项。
（4）固定资产核算系统。该系统主要实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动处理、折旧的计提与折旧费用的分配等工作，生成固定资产卡片、固定资产统计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧费用分配表等表单，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。
（5）存货核算系统。该系统主要从应付款核算子系统取得存货增加的成本和金额，从应收款系统取得存货出库的数量，自动计算出出库商品的成本，并以生成凭证的方式将销售成本结转到账务处理子系统。自动登记存货明细账、进销差价明细账等账簿。
（6）工资核算系统。该系统主要完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，生成工资发放表、工资条、工资汇总表、工资费用分配表等表单，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统。
（7）成本管理系统。该系统主要完成对生产费用的归集、分配和对产品制造成本的计算。包括从账务处理子系统和存货管理子系统接收数据，经归集、计算、分配和汇总处理后计算出产品成本，并将相关数据传递至账务处理子系统和销售与应收款核算子系统。成本核算是财务软件中数据流程最为复杂的子系统之一。
（8）财务报表系统。该系统能够规范地编制资产负债表、利润表和现金流量表，具有自定义报表的功能，使用户可以根据自身的需要自行设计各种报表，并具有报表汇总功能。
3.管理型财务软件的功能拓展
管理型财务软件利用会计核算业务所提供的信息以及其他生产经营活动资料，采用各种管理模型、方法，对经营状况进行分析和评价。它不仅使用财务会计的核算方法和原理，而且运用管理会计的方法和原理，以及科学的决策思想、管理技术和方法，将业务处理中的核算结果提升至管理信息系统控制的高度。所以，管理型财务软件具有事前预测和事中控制的功能。同时，管理型财务软件的目标是提高用户单位的经济效益，对单位生产经营过程中人、财、物和供、产、销以及其他经营活动进行全面管理。它的使用对象不仅包括会计人员，还包括用户单位管理者乃至最高层领导。
在核算型财务软件完成会计核算基本任务的基础上，管理型财务软件具有如下扩展功能：
（1）分析功能。此功能包括对各种财务报表和预算报表的比较与分析，提供结构、比率、绝对数趋势、定基、环比等多种分析功能。
（2）预算功能。此功能提供从一般科目到投资、筹资、资本支出、销售收入、成本乃至现金流量的全面预算。
（3）控制功能。此功能能通过保本点、固定成本、变动成本、预计流动比率、预计投资报酬率等指标的计算实施相应控制，通过预算报表与实际执行的反馈结果进行预算控制。
1.2.2 财务软件各功能模块间的相互关系
一个完整的电算化会计系统由若干个相对独立的子系统构成。从系统开发和运用的角度看，这些子系统可称做软件的功能模块。所以，在这里所讨论的电算化会计各子系统间的关系，也就是财务软件各功能模块间的关系。
账务处理子系统是电算化会计系统的核心部分。工资管理、固定资产管理、成本核算、应收款管理、应付款管理以及存货管理等子系统实现对相应会计业务的专门处理。其中，成本核算子系统接收存货、工资、账务处理等子系统的数据，并将处理结果输出至存货管理子系统和账务处理子系统。而账务处理子系统不仅可以直接接收记账凭证的输入，而且可以接收来自各子系统的自动转账凭证，进行总分类核算。与其他子系统相比，账务处理子系统虽然系统不是最庞大，处理流程也不是最复杂，但它汇集了用户单位全面的经济活动数据，并提供综合性和总结性的会计信息。同时，账务处理子系统还为会计报表和财务分析等子系统提供有关数据和信息。所以，账务处理子系统与各子系统的关系最为紧密。
电算化会计系统各子系统实现各自特定的功能，完成特定的任务。它们之间可分可合。实际使用时，既可以利用整个电算化会计系统的全部功能，也可以只选用其中的一部分功能。早期流行的商品化财务软件一般都提供多个相对独立的子系统（或功能模块）任由用户选购。近年，商品化软件向集成化和多功能化发展，子系统分拆销售的情况已较少见，但用户仍然可以只购买其中的一部分模块的使用权。
1.账务处理子系统与其他子系统间的关系
（1）总体关系。从数据流程来看，账务处理子系统是电算化会计系统的核心，其他子系统是账务处理子系统的补充。账务处理子系统的主要作用是管理账簿和按科目分类的指标，其他子系统则是在完成对各自业务的管理功能的基础上，辅助账务处理子系统对账务数据进行专项处理。
（2）账务处理子系统与工资管理子系统间的数据联系。工资管理子系统的主要任务是计算职工的应发工资、实发工资，计提有关费用、代扣款项，并分配工资费用。工资核算涉及银行存款、应付工资、生产成本、制造费用、管理费用、销售费用、在建工程等会计科目，核算的结果通常以凭证的形式传递给账务处理子系统。
（3）账务处理子系统与固定资产管理子系统间的数据联系。固定资产管理子系统的主要任务是管理固定资产卡片，反映固定资产增减变动，计提折旧，分配折旧费用等。固定资产核算涉及固定资产、累计折旧、在建工程、固定资产清理、制造费用、管理费用等科目。根据核算结果自动生成记账凭证传递给账务处理子系统。
（4）账务处理子系统与存货管理子系统间的数据联系。存货管理子系统的主要任务是反映存货的收入、发出、结存情况，归集材料成本差异、商品进销差价，进行成本计算，结转各种发出商品的成本差异。存货核算涉及的科目有原材料、物资采购、应付账款、生产成本、制造费用、管理费用、材料成本差异、库存商品、商品进销差价等。核算结果以记账凭证的形式传递给账务处理子系统。
（5）账务处理子系统与报表处理子系统的数据联系。报表处理子系统所编报的各类会计报表，其指标数据大多从账务处理子系统取得。对外会计报表中如资产负债表、利润表等，其中主要指标数据基本来自于账务处理子系统中各类账簿的余额、本期发生额、累计发生额等栏目。
2.存货子系统与其他子系统之间的关系
（1）存货子系统从采购管理系统或应付款管理子系统获得存货增加的数量与采购成本，以反映存货数量的增加数和购进存货的成本额。
（2）存货子系统从销售管理系统或应收款管理子系统获得存货发出的数量，以反映存货数量的减少数。存货子系统根据所获得的增加数量和减少数量，计算得出期末存货的数量和已销存货的成本额。
（3）存货子系统要将销售发出的商品（或者因其他原因出库的商品）成本数据以记账凭证的形式传递到账务处理子系统。
总之，电算化会计系统的各个子系统间不仅存在着数据传递关系，在系统应用中还存在着错综复杂的控制关系。其中，各子系统间的数据传递关系。
