生活中，虽然各种事情纷沓而来，令人应接不暇，但是总有轻有重、有急有缓。而大多数成功人士，所以能够取得成就，与他们善于以分清主次的办法来统筹利用时间，把它用在最高回报的地方是密不可分的。
在大多数情况下，普通的人总是根据事情的紧迫程度，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的。相反，那些成功的人一般不会这样工作，他们总是以分清主次的办法处理事情。
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：
“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事情。”
舒瓦普用了5分钟写完。
艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司重要性的次序。”
这又花了5分钟。
艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的事。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·利最后说：
“每天都要这样做，只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，安排你公司的人也这样做。这个试验你喜欢做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，这是他一生中最有价值的一课。
5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，舒瓦普取得成功是由多方面原因促成的，但艾维·利提出的方法对小钢铁厂的崛起却是重要的因素之一。
成功专家提示人们，工作时间管理的精髓即在于：分清轻重缓急，设定优先级。
面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有价值的地方，一般来说，有三个判断标准：
(1)你必须做什么
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
(2)什么能给你最高回报
应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。最高回报的地方，也就是最有价值的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去，人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上（最有价值的地方），这就是当今时代“勤”的特点。多年前，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下，而社会只承认有效劳动。
勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是最少的时间内完成最多的目标。
苏格拉底说：“当许多人在一条路上徘徊不前时，他们不得不让路，让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”
(3)什么能给你最大的满足感
回报最高的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间给予人满足和快乐的事情。唯有如此，工作才是有趣的，也能保持工作的热情。
通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急应该泾渭分明了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做。你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间、创造价值了。
