电子档案的概述
电子档案的特点、管理要求、归档方法与密级的调整概念
人们在各种活动中使用计算机作为工具，生成和读取的，用数字代码记录文字、图表和声像等信息，有保存价值的电子文件材料特点
1．应用发展的阶段性；2．信息的非人工识读性；3．设备的依赖性；4．电子文件信息与载体的相分离性；5．电子文件的易更改性；6．电子文件的多媒体集成性；
7．信息存储的高密度性
方式选择
电子载体
纸质载体
同时采用电子和纸质
选择存储方式的条件
1．利用相当频繁；
2．需要快速查阅和多用户同时共享；3．非涉及保密和知识产权保护；4．电子文件转换成纸质档案后会改变原格式、形式、功能等；5．仅具有一般参考价值1．利用不频繁；2．对查阅响应速度的要求不高；3．涉及保密或知识
产权保护
1．利用相当频繁；
2．需要快速查阅和多用户同时共享；3．非涉及保密和知识产权保护；4．电子文件转换成纸质档案后不会改变原格式、形式、功能等；5．具有凭证价值或纸质原件需重点保护的档案
管理要求
1．确保真实性；
2．确保完整性；
3．确保可识别性；
4．确保安全性
归档方法
1．电子文件的分类排序；2．建立电子文件数据库；3．确定归档范围，以保证电子档案的质量；4．确定归档时间；5．确定归档份数，一般拷贝三套，两套异地保存，另一套提供借阅；6．确定保密期
限密级调整程序
量小 可以量大
电子档案的保管
电子档案保管知识
如何保管
1．库房建筑结构坚固，符合防火、防震、防潮、防紫外线设计要求，有避雷装置和监测火警的报警装置。
2．空调系统完善，保持温度变化范围为15℃～27℃、相对湿度40%～60% ；标准温度为18℃、相对湿度40%。
3．防止电磁场的干扰。避30奥斯特以上的磁场； 在存有重要档案的库区，应设置测磁设备；磁带盒及档案柜无磁性、防尘并带有闭锁装置。
4．防止灰尘污染，保证空气中灰尘微粒含量不高于50粒米。
5．磁介质的质量要求：磁介质要无斑点、无小孔，也无残缺、无丝状微粒或氧化膜不平整等问题。
6．考虑到电子档案存贮介质的特性，为防止电子信号变弱或丢失，须定期（每半年一次）对电子档案进行检查倒带，同时对电子档案的内容进行鉴定进馆
方法与程序
方法
1．电子档案以纸质打印件进传统档案馆；2．电子档案以“双套制”的方法进传统档案馆；3．电子档案以脱机载体方式进电子档案馆；4．电子档案的虚拟进馆方法程序
1．档案馆对电子文件的超前控制。
2．进馆鉴定和检测。
（1）载体状况的鉴定和检查
（2）可读性鉴定和检测
（3）可靠性鉴定和检测
（4）完整性的鉴定和检测
（5）无病毒鉴定和检测
3．电子档案的移交
管理人员必备知识
1．基础知识：包括科学文化基础知识；基本政治理论知识；法律及有关政策方面的知识等。
2．档案专业知识。
（1）档案学基础理论知识。
（2）文件与档案的管理原则、方法及有关的技术。
3．现代信息技术及相关科学知识。
（1）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。
（2）电子计算机基础。
（3）电子计算机软件技术。
（4）现代通信及电子计算机网络技术。
（5）设备维护知识。
4．高的外语水平。
管理人员培养
1．利用高等院校档案专业的教育资源，早定计划，早培养；2．采用短期、强化的措施进行培养；3．从档案部门选拔一批人员专门培养。
二、电子档案接受检验登记表
接 收 单 位
外 观 检 验
病 毒 检 验
有 效 性 检 验
完 整 性 检 验
登记表、软件、说明资料检验
填表人： 年 月 日审核人：年 月 日接收单位（盖章）年 月 日
