社会对档案信息的需求是多方面的，利用者提出对档案的检索要求也是各不相同的。档案馆和机关企事业单位的档案管理机构应该对各种检索要求进行认真分析，全面掌握检索目的，明确检索步骤和方法。档案检索一般分为以下六个步骤。
一、接受检索要求
即接受用户提出的档案信息检索的要求。档案馆检索档案信息与图书馆查阅图书是有所区别的。图书馆一般不会按照图书的来源、层次等收集图书，凡是公开出版或发表的图书资料图书馆都可以进行收集和管理；但档案馆对所收藏档案的来源、层次、所属类别等有严格的规定，因此档案馆对档案检索要求也要有所分析，不可能来者不拒，档案馆和其他企事业档案管理机构面对利用者提出的检索要求，应根据自身档案馆档案的收集和保管情况决定能否完成档案信息的检索任务，并最终决定能否受理相应的检索要求。能否受理检索要求主要依据几方面的条件：（1）档案馆是否收藏有利用者需要检索的档案材料，这是完成检索任务的基础；（2）档案馆是否有承担检索任务的专业人员，专业人员一种是指利用手工传统档案管理技术检索档案材料的人员，一种是指利用现代计算机技术和现代网络技术开展档案信息检索的人员；（3）档案馆是否具备较为完善的档案检索工具。只有当这几方面的条件基本具备后，档案馆才可以接受利用者的检索要求，并开始下一阶段的检索工作。
二、分析待检任务
档案馆一旦接受了检索要求就应该对待检任务进行认真分析，了解与该任务有关的各方面情况，为下一步正式开始检索做好准备。需要了解的情况主要包括：（1）分析待检课题的类型，档案检索有多种类型，包括事实档案检索、人物档案检索、机构档案检索、数值数据检索、非数值数据检索、档案实体检索、档案信息检索、专题性检索、线索性检索等，不同类型的档案检索要求是不一样的；（2）分析待检任务的具体内容和要求，了解待检任务现状，这项工作就是要根据不同类型的检索要求，将待检任务更加具体化和明确化，包括分析该任务的目的、学科性质、主要内容、相关知识、检索的具体要求以及该任务的研究现状和相关档案的检索情况等；（3）分析待检任务对检索人员的具体要求，由于检索类型的不同，有的待检任务专业性很强，需要检索人员具备较为全面的专业知识，这个阶段的工作之一就是要为下一阶段的检索做好人员安排和分工；（4）确立待检标志，所谓待检标志指的是待检任务中可以用来进行检索的具体问题点，所有的检索都必须有明确的检索标志，如人物、时间、事件、地点、主题词、分类号等，确立待检标志是分析待检课题工作中最重要的一环，只有确立了待检标志才能开始正式的检索，所以确立待检标志又可以看做是检索工作的入口。
三、制定具体检索步骤
完成待检任务分析后就进入正式的档案检索。一般对档案信息的检索可以依照三先三后的步骤进行，具体是指：先查概括的，后查专深的；先查现代的，后查历史的；先查国内的，后查国外的。三先三后的检索步骤在面对检索范围比较广、问题比较多，同时检索线索又不是很明确的档案检索任务时可以采用。当检索内容明确，时间范围基本划定时，就更要讲究检索步骤和技巧，有几种技巧可以采用：（1）顺查法，即以时间为线索，由远而近地进行档案信息检索。这种方法是能够了解与该检索任务有关的历史上形成的各种档案材料的情况，能了解检索任务的历史变化情况。（2）倒查法，即以时间为线索，由近而远地检索档案信息，只要查到任务所需信息即停止。这种方法便于了解与检索任务有关的最新的档案信息的情况。（3）抽查法，但检索要求很明确，时间界限清楚时，为提高检索效率，只需抽查某一时间段或某几个时间段中的相关档案信息，这样可以用较少的时间查到较高质量的信息，采用这种方法的关键是要正确选择抽查档案信息的时间段。（4）排除法，即排除在时间或内容上与需要查找的档案信息明显无关的部分。这种方法在以全宗为目标、且全宗划定很准确的检索中作用最明显，但在其他类型的的检索中要谨慎使用。（5）限定法，即在所需档案信息特定大范围内查找。这种方法主要用在检索范围比较明确的检索要求中。（6）假设法，即当按照正常思路无法找到所需档案信息时，运用假设的方法扩大查找范围。但假设范围应该与原思路有一定联系，如同类型机构、有联系的全宗、有关联的事件、有关联的地区、同书异名、一人多名等。（7）引文法，即依据已检出的档案中的内容，如批注、引文、出处、编写说明、凡例等不断扩大线索的方法。由于引文有限，利用这种方法查到的信息也有限，但可以在较大范围内了解相关档案信息的利用情况。（8）直查法，即不依靠工具直接查阅文献内容获取档案信息的方法。一般在检索内容单一，档案文献相对集中，管理基础条件较好，查阅者对待检内容比较熟悉时使用。（9）综合法，即综合利用以上几种方法进行档案信息检索。
四、实施检索
根据已确定的检索方案和检索步骤实际检索文献的过程。这一步骤是档案信息检索中实际完成检索任务的重要过程，应该注意以下几点：（1）严格按照检索目的和要求进行检索，不能“离题滥检”，更不能“忘题盲检”；（2）灵活选择检索途径，合理运用检索技巧，使不同途径和技巧能实现功能和作用互补；（3）对于检索要求高，涉及面广、专业性强、工作量大的检索任务要合理分配检索人员，各负其责，各司其职，合理分配工作任务，保证检索结果的质量；（4）要注意随时保持和检索利用者的联系，注意倾听他们对检索工作的意见，不断改进检索方法以适应利用者的要求。
五、对检出结果的处理
正常的档案检索一般有两种结果，一种是直接检索出档案信息本身，这种结果是最令检索利用者满意的结果；一种是检索到档案信息保存线索，这种结果可以为利用者进一步开展档案信息内容检索提供帮助。对于以上这两种结果都应做好一系列的处理登记工作，包括：检出档案材料的编号、档案材料的出处（如档案馆名、档号等）、利用的检索工具名称、档案原件责任人、检索者、检索时间、文摘、档案汇编名称等，如果是利用档案数据库检索到相关材料，还应该登记该数据库的相关信息，如数据库建库系统文件名、数据库名称、数据库类型、建库机构名称、建库时间、数据最新更新时间等等。总之，对检出的结果做好登记工作，一方面可以方便利用者对检出结果进行复查和核实，另一方面，也可以为档案馆研究利用工作提供基础的数据材料。对以上内容进行登记后，即可将检索到的结果提供给利用者，到此为止，为完成检索需求者提出的检索要求的工作即可告一段落。
六、档案信息检索工作的效率统计和测定
检索效率是指在检索过程中，依据用户要求检出结果的全面性和准确性的程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本指标。档案信息检索工作的效率测定主要通过效率测定指标进行，它通过“查全率”、“漏检率”、“查准率”、“误检率”反映出来。这项工作不是面对利用者，而是评定档案馆内部检验工作质量高低的一项手段，通过对查全率和查准率的统计比较，可以发现工作中存在的问题，以便今后更好地改进工作，同时，查全率、漏检率、查准率和误检率中反映的基本数据也是反映档案管理基础工作优劣的一项重要参考指标。
查全率：也称为“检全率”、“检出率”，是检验档案检索效率的主要指标之一，反映检索的完整度，即检出的有关档案材料占利用者要求检索的档案的百分比。与之相对应的概念是漏检率，即根据利用者提出的检索要求，未能检出的有关档案占参与检索的全部有关档案材料的百分比。
查准率：也称为“检准率”，是检验档案检索效率的主要指标之一，反映检索的专指度，即根据利用者提出的检索要求，检出符合要求的有关档案材料占检出全部档案材料的百分比。与之相对应的概念是误检率，即根据利用者提出的检索要求，检出的无关档案材料占检出的全部档案材料的百分比。
查全率、漏检率、查准率、误检率四种检索效果可以通过下面《检索效果统计表》（表5－1）表示。
查全率和查准率是衡量检索效率的主要指标。要提高查全率就必须降低漏检率，要提高查准率就必须降低误检率。
