(1)清楚地通报公司名称及自己的姓名
应该在电话铃响2～3声时接电话，第一句话是“你好！这里是XX公司。”明快的声音能给对方留下良好的印象。注意，“喂……”是公务电话中不应使用的语言。
(2)需要转接的电话，先确认对方的身份
转接电话时，要先确认对方的职务和姓名，这样才得体。如果因为某种原因无法立即接听电话，需要对方等待时，一定要说“请稍等”之类的话。
(3)千万不要在电话中默不作声
在对方说话时千万不可无所应告，要经常在谈话中以“嗯”、“好”、“是”等来表示自己在认真倾听，给对方以安心的感觉以使其可以继续讲下去。
(4)要对来电话的一方表示感谢
在双方用电话沟通过重要的事情以后，一定要说“非常感谢”，表示对对方致电的谢意，这样做比只说“再见”听起来更叫对方满意，也更易让对方接受。
(5)即使不认识对方也要以礼相待
尽管通电话一方不一定是你熟识的人，但也要以礼相待。也许将来他(她)会是公司的客户或者是你的未来上司，所以礼节要周全。
(6)认真地记录客人的电话
如果对方打来好几次电话，都没有找到想要找的人，你可以提议：“很抱歉，他还没有回来，让他回来后给你去电话好吗？”然后记下对方姓名及电话号码。
(7)记下要回复的电话并再次确认
确认对方的留言内容时，要特别慎重，不要出现数字的错误。比如确认：“您说的15点，就是下午3点吧。”通常不要用“知道了”的字眼，用“我明白了”更为礼貌一些。
(8)最后说再见，轻轻放下听筒
在通话的最后说“再见”时，基本上打来电话的一方会比接电话的一方稍慢一些放听筒。如果“砰”地一声放下听筒，对方定会在那一边听到，以至影响关系，所以放听筒时要轻一些。
